許多管理者都承認,「時間管理」是最難學會的課題之一,特別是浪費時間在會議與交通車程上。仁寶電腦總經理陳瑞聰,一天最高紀錄是12場會議,他認為,唯有設計出有效的議程表並確實遵守,才能做好會議上的時間管理。好市多(COSTCO)總經理張嗣漢則從就學時擔任送報生工作,學會有效率的行程規畫,做好經理人在交通上的時間管理。

陳瑞聰對會議時間管理有獨特作法。首先,他非常重視會議結束時間的規定,第二是要求每場會議都要有結論。

會議管理 擬出精細議程表

陳瑞聰表示,會議時間的延遲是企業競爭力流失兇手,一場會議只要往後延半小時,下場會議參與者就得等候半小時,再加上各單位連動性,最後會造成全公司都在等候彼此的會議。至於會議進行到最後如果沒有任何結論,等於所有人都耗在會議室內原地踏步,甚至還得花時間再重開一次,同樣造成競爭力喪失。

因為對時間管理的要求,陳瑞聰開始要求內部,在開會前必須擬出會議議程表,表中除了說明會議主題外,還得寫出整場會議所需時間,以及會議結束前必須做出哪些結論,陳瑞聰甚至要求同仁,將議程表時間從以小時為單位,轉為以分為單位。於是,他開會時手中除了會議資料,最重要的就是這張議程表,陳瑞聰甚至習慣將手表放在議程表旁,只要預定時間一超過,他就會催促會議加速。

流程管理 準確計算與掌握

這個習慣不只用在內部會議上,就連與國外客戶開會也都得照規矩來,只不過會依照各國客戶習性去改變會議的時間流程與長短,但不變的是,陳瑞聰對「會議不是報告,一定要有結論」這件事非常堅持。

張嗣漢對時間管理議題,則是對於行程規畫有獨特作法。張嗣漢每天早上5點就起床,雖然公司規定8點上班,但他7點左右就會抵達辦公室,在上班前一小時給自己獨處沈澱,並準備當天工作所需要資料。

這種習慣可見張嗣漢對個人時間管理非常嚴謹,但更重要的是他對行程與時間管理規畫,是從他就學時就開始養成,現在才足以應付他在外商企業擔任專業經理人的時間壓力。

曾是中華男子籃球隊國手的張嗣漢從國、高中開始,就非常重視時間管理,他在求學、打籃球之餘打工累積工作經驗,他在擔任送報生時,就懂得培養自己的時間管理能力。

他回憶,當時報紙如果送晚了訂戶會抱怨,所以每天幾點前該摺好報紙、該先送那幾戶人家、路線如何安排等,都做出精確的時間計算與掌握。如今,張嗣漢每個月都要從台灣飛往美國總部開會,或視察全省營運狀況,時間與行程管理更顯重要。

國內曾經有位邱姓計程車司機,每日營業時間比其他同業少三個小時,但業績卻比其他司機多出三成,他分享個人賺錢法則給同車行朋友,就是透過時間與行程管理來減少空車時間,增加載客率並降低油耗量。

目標達成 活用技巧與工具

這名司機表示,從跑車第一天起,他每日紀錄乘客上車時間與目的地,並以穿著與交談了對方職業與外出目的。他有系統每月選定台北市一個行政區做為當月每日工作起點,詳細紀錄一年後,再從上車人潮最多、時間最高峰等內容分析,安排每個時間點,旅客下車後,他也方便尋找下一位客人的路程與時間表。因為這樣的時間與流程管理,才造就出他跑車時間短、效果好的成績。

每日內外部會議滿檔的中華網龍協理陳誌敏也表示,時間管理是企業內部重要課題,所謂時間管理,簡單說就是用技巧、技術與工具,幫助人們完成工作並實現目標。

他認為,這名司機懂得用技巧搜集資訊,用技術來分析市場,再透過工具來強化時間管理與工作績效,是相當聰明作法,現在許多經理人或上班族,空有許多時間管理工具(如手機、各種時間管理程式等),但卻沒有運用技巧與技術來安排自己的時間是非可惜的。

陳誌敏也贊同張嗣漢每日提前一小時到公司的作法。利用這一小時來管理自己一整天時間,如果還能搭配議程表、行程表這樣的工具及電子系統輔助,相信就能瞬間提升自己的時間管理能力。

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