「什麼?還要開會」?「工作都做不完了,哪來這麼多會」?台灣上班族工作時數非常長,這與冗長卻無效率的會議脫不了關係,因此有效率、有結論的會議,對台灣企業格外重要。

當然不只台灣企業喜歡開會,根據Net Meeting調查顯示,美國上班族平均每周參加十個會議,約占每周工作時間一天到一天半。經理人每周則有一半以上的時間在開會,57%上班族開會前心情緊張,且認為一半的會議,是在浪費時間。

「會議也是要算經營成本的,其計算公式為『會議成本=人數x時間x薪資單價』。」中國生產力中心表示,企業主不妨算算看,公司一周開了幾個會?全部會議花掉多少時間?會議後達成幾項共識和結論?員工因為會議加了多久的班?因為會議錯失多少關鍵時刻?因為會議延遲多少工作?過多的會議不僅影響公司績效,甚至影響員工的工作情緒和下班生活。

討論議題 要明確

士嘉科技執行長丁友麟表示,產品的生命周期愈來愈短,企業跟緊市場的腳步要愈來愈快,開會可以讓各個小組面對面溝通,眾多資訊一次交流,且可以融合意見形成共識。但開會也會出現人多嘴雜的情況,且特殊問題還是要個別溝通,造成時間的浪費,很多人因此得加班才能消化分內工作,所以「會議的主持人很重要,不但要控制時間,也要完成結論。」

標竿學院資深顧問邢憲生指出,上班族大約有三分之一的工作時間用在開會,會議一大堆的原因,就是會議主題不明確及出席人員不對,會議不準時開始及結束,都造成無謂的時間浪費。

邢憲生建議,有效率的會議,首先要有明確的討論議題,不但要找到對的關鍵人,還要事先準備討論大綱,會前交到與會人手上。在會議中主持人也要控制流程,每個討論事項有嚴謹的時間控管,最後做出結論,並且請與會的最高主管背書確認,會後將結論用書面或以電子郵件,傳給每個與會人,這樣的會議才算是有效的會議。

發言精簡 須專心

會議中,最怕有人「落落長」地不知所云,主持人也未制止,或出席會議的人,是沒有決定權的非關鍵性人物,不但一問三不知,對議題也沒有決定權。或是大家都不專心,有的在用電腦,有的在玩手機,當不專心的情況出現,主持人就要自知流程出現問題,得趕快調整步調,以免會議失去意義。

丁友麟表示,開會不專心,可能是因為會議太多,或會議總沒有結論,因此讓人心生抗拒,所以會議上的最高主管很重要。只要主管在會議上,不接電話、不隨便離席、神情專注,並要求大家做出結論,那所有與會人的心情,也會跟著專注起來。要是連主管都漫不經心,又怎能要求員工要上緊發條,這樣的會議只是在浪費人事成本,公司也會失去市場競爭力。

邢憲生指出,會議最怕「會而不議、議而不決、決而不行」,因此美國圓桌集團總裁派屈克‧藍奇歐尼(Patrick Lencioni),才會寫出《開會開到死》這本書。有效的會議,大約一個鐘頭就要做出結論,因為人對一件事情,只要超過一個小時,精神就開始渙散。

做出結論 重執行

星期一一大早和星期五下午,儘量不要開重要決策會議,因為星期一有所謂的「收假症候群」(Monday Blue),星期五下午大家的心都飛了,實在不適合做決策。

很多主管喜歡來個午餐或晚餐會議,這叫部屬怎麼還吃得下去?會議結束時,不但沒有好好吃飯,還搞得接下來時間,腸胃都不舒服。

有些主管喜歡開會,明明只要三、四個人出席的會議,卻召集了3、40個人,以顯示自己叫得動人,而會議上發言的,當然就只有那幾個關鍵人,其他的人都在「旁聽」及浪費時間。這樣的主管,除非有自知之明,否則只會成為浪費公司資源的禍首。

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