日本新銳設計師、也是全球知名平價服飾品牌優衣褲(UNIQLO)全球創意總監的佐藤可士和,之所以能在日本設計界打響名號,為各品牌大廠、流行產品操刀設計,「關鍵就在於我徹底執行整理術。」

佐藤可士和認為,他在學習整理術的過程中,不僅大幅改善了工作環境,讓工作效率快速飆升;還進一步透過「思緒」整理術,提升與客戶溝通的精準度,並訓練更正確的判斷力。

曾被美國媒體評選為「全球IT業百大最具影響力人物」的前Google資訊長梅瑞爾(Dougl s C. Merrill),也因為獨創了一套高速整理術,讓他在學習與工作上更有組織力,而逐步走出幼年時罹患失讀症的陰霾。

知識時代 提升效率關鍵

「每個人都應該主動建立一套吸收/整理資訊的模式和習慣,才能真正善用大量資訊帶來視野擴大的好處。」聯強國際集團總裁兼執行長杜書伍表示。

「整理術已成為知識工作時代提升效率的關鍵!」深諳生產力議題的美國知名企業管理顧問大衛‧艾倫(David Allen)在他的暢銷著作《搞定!2分鐘輕鬆管理工作與生活》裡,曾提出GTD(Getting Things Done)的概念。艾倫認為,在每日忙碌的工作過程中,唯有將待辦事項詳列出來,接著再進行整理、分類,確定下一步的處理辦法,才能心無旁騖地「依序」搞定手上的任務,提升工作效率。

五大好處 職場工作加分

職場工作者學習整理術,有以下五個好處。

好處一:焦慮感OUT!想用資料,隨時找得到。

辦公環境(電腦中的數位資料與辦公桌面與紙本文件)的整理術做得好,就能夠達到「想用,就立刻找得到」的境界,如此一來,不僅不會時常感到焦慮,還能更集中精神在工作任務中。

好處二:工作效率UP!提前為未來工作任務做準備。

如果工作環境井然有序,就愈能迅速完成主管交辦事項。在工作效率提升之餘,能有更多時間與精力準備未來的工作內容。

好處三:溝通精準度Better!能精確表達自己與他人腦中想法。

當你實際執行「思緒」整理術後,不僅可妥善管理工作環境,在人際互動與溝通上更能順暢地和他人交換腦中的模糊想法,有效提升溝通的精準度。

好處四:創意想法Get!整理讓凝聚創意變得更簡單。

如果你想從手邊的資訊創造新構想,一個井然有序的環境,將能讓創意發想的過程更簡單。資訊能夠變成創意發想的材料,但過程中還必須經過加工。如果你的思緒條理分明,而且想用的資料都能夠即時找到,就更能幫助你快速進入創意加工階段。

好處五:好感度UP!職場五力讓你深受主管青睞。

有了一套完善的整理術後,在職場上你將不只擁有「整理力」與「工作專注力」,還能儲備「事前準備力」、鍛鍊「人際溝通力」與補強「創意發想力」。具備這「五力」的工作者絕對會是職場上最少發生錯誤、最受主管與同儕青睞的優秀員工。

三大原則 提升效率關鍵

打造最適合自己的整理術之前,有以下幾個原則要注意:

原則一:摒除完美主義,跳脫「為整理而整理」的迷思。

在電影中,我們常會看到主角的辦公環境整齊明亮,辦公桌上雖然只擺著電腦與電話,卻能夠清鬆應付每天繁雜的工作量。請切記,這只是電影虛構的場景!想打造一套能讓工作效率激升的整理術,就得摒除完美主義,不要只想達到完美無缺的理想狀態,這樣反而容易落入「為整理而整理」的迷思。整理術應該是要能解決現存的問題點,可別只拘泥於辦公桌外觀的美醜,重點是要能有效率地工作。

原則二:釐清整理的真正目的,才能夠對症下藥。

在執行整理術之前,首先要確定自己整理的目的究竟為何。以佐藤可士和來說,他對於「辦公環境」的整理目的是「讓辦公室的資源共享化」,有了這個「外框」之後,就可以為整理術建立架構。舉例來說,如果有三名員工共同負責一個專案,與其建立三個檔案資料,倒不如設置一個可以固定擺放文件的位置,讓三名員工能夠共同分享。這樣將可節省三分之二的工作量,進而提升工作效率。

原則三:整理術沒有標準模式,找出最適合自己的工具與作法。

整理術是「因人而異」,正如人氣部落格版主、人稱筆記女王的Ada所說的:「世界上沒有什麼整理術是最好的。最適合你自己的方法,才是最棒的整理術!」

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