因商務需求,撰寫E-mail時,你的E-mail是言簡意賅,還是鉅細靡遺?使用文字還是表情符號較多?
曾經有人針對商務人士的E-mail的長短與文字使用方式進行調查,分析之後的結果,通常位高權重的人E-mail言簡意賅;中間階層E-mail鉅細靡遺;低階員工的E-mail則是充斥表情符號,且喜好轉寄各種網路郵件。 分析者說,位高權重者時間就是金錢,寶貴得很,沒時間在Email上長篇大論,真要長篇大論就直接把收信人找來,當面對他說即可;中間階層之所以長篇大論,是因為他需要說明/說服上位者接受自己的觀點;下位者則認為表達自己的心情比甚麼事情都重要。 這個研究的重要之處在於,當你在商務會議場合拿到了一張名片,將對方納入通訊錄,和對方建立某種通信關係時,多少可以依對方的角色位置判斷該如何和對方應對進退而不失禮。例如對忙碌的上位者請以簡單扼要的文字回覆,對中間階級則不妨多一些筆墨和對方溝通閒聊,對下位者只要偶爾轉寄一些超有趣的網路文章,就能適時地拉近彼此的距離。 這個研究沒告訴我們,當一個人換了位置時,寫作Email的方式會否改變,不過,倒是提醒了有上進心而目前仍居下位且很愛轉寄網路信件的職場人,是該收手了,免得讓人誤以為你是個不值得交往/提拔的小咖。
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